Antisipasi bencana, Vokasi UI ingatkan pentingnya kelola arsip vital

Upaya pelatihan mengelola arsip vital ini merupakan langkah preventif dalam menghadapi bencana yang dapat datang tiba-tiba

Program Studi (Prodi) Manajemen Rekod dan Arsip (MRA) Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia (UI) mengingatkan pentingnya mengelola arsip vital dengan menggagas Pelatihan Pengelolaan Arsip Vital untuk perwakilan dari SMA/SMK di sekitar kampus Universitas Indonesia (UI) Depok sebagai langkah antisipasi bencana.

"Upaya pelatihan mengelola arsip vital ini merupakan langkah preventif dalam menghadapi bencana yang dapat datang tiba-tiba," kata staf pengajar Prodi MRA UI, Dyah Safitri di Kampus UI Depok, Jabar, Kamis.

Ia menjelaskan bahwa arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Disampaikannya bahwa pelatihan itu sudah dilaksanakan pada 24 September 2019 di kampus Vokasi UI yang diikuti oleh 42 orang guru dan tata usaha dari 21 SMA/SMK se-Depok.

Menurut dia apabila arsip vital hilang atau rusak maka sebuah organisasi berada dalam risiko tinggi ataupun menjadi tidak berfungsi.

Ia mengatakan SMA sebagai organisasi pendidikan juga bergantung pada arsip vital. Salah satunya adalah data rapor siswa yang saat ini menjadi dasar untuk masuk ke perguruan tinggi dari jalur undangan.

Baca juga: Arsip berkontribusi dalam kemajuan perusahaan

Baca juga: UI inisiasi pentingnya pengelolaan arsip di desa

Pengelolaan arsip vital, katanya, harus menjadi perhatian sekolah SMA/SMK karena harus dijaga dan dikelola dengan baik agar bila sewaktu-waktu terjadi bencana maka sudah ada langkah antisipasi.

"Ada beberapa kegiatan yang dilakukan dalam pelatihan tersebut yaitu pengenalan tentang arsip vital dan hubungannya dengan bencana. Kemudian pengenalan bahan fisik berupa kertas bebas asam (acid free) dan tinta arsip sehingga dokumen fisik dapat awet bertahan hingga puluhan tahun tanpa kerusakan," kata Dyah Safitri .

Digitalisasi Arsip Nasional Baru 30 Persen

Pelatihan tersebut, katanya, juga memerkenalkan terkait alih media arsip vital, yaitu dokumen fisik yang dipindah menjadi file komputer berikut dengan praktik penggunaan alat-alat pemindaian yang dapat bermanfaat dalam melakukan alih media.

Selain itu, peserta pelatihan juga mendapatkan pengetahuan tentang deskripsi arsip yang sangat bermanfaat dalam pencarian arsip vital kelak.

"Diharapkan pelatihan ini dapat memberikan manfaat yang luas untuk dukungan keberlangsungan sekolah. Langkah antisipasi menghadapi bencana sangat diperlukan untuk pengelolaan arsip sehingga arsip vital sekolah dapat terjaga dan terselamatkan," demikian Dyah Safitri.

Baca juga: UI dokumentasi arsip digital mitos dan ritual Suku Enggano

Baca juga: 99 persen wisudawan Pendidikan Vokasi UI lulus tepat waktu

Baca juga: Vokasi UI--Universitas Terbuka luncurkan program pelatihan jarak jauh