Selamat datang birokrasi digital

Tapi tetap ada gedung bersama, ada ruang bersama yang bisa dipakai

Dilihat dari tanggal pada kalender, hari ini adalah tepat dua bulan bagi aparatur sipil negara (ASN) terutama di wilayah Jakarta dan sekitarnya bekerja dari rumah.

Kebijakan itu sebagai langkah untuk menekan dan memutus rantai penyebaran virus corona (COVID-19). Jakarta adalah episentrum wabah global ini dengan jumlah kasus positif hingga pertengahan Mei sudah lebih 5.000 orang.

Pemerintah Provinsi DKI Jakarta sejak 14 Maret 2020 melakukan pembatasan di area publik. Mulai dari penutupan tempat-tempat wisata dan hiburan serta transportasi publik.

Kemudian mulai 16 Maret diberlakukan kerja dari rumah untuk para karyawan pemerintah swasta maupun perusahaan negara. Sedangkan mulai 10 April diberlakukan pembatasan sosial berskala besar (PSBB) di Jakarta.

Pada saat yang sama, secara nasional juga diberlakukan kebijakan kerja dari rumah. Kebijakan ini diambil Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara/Reformasi Birokrasi (Kemen PAN-RB)

Kebijakan itu berlaku dua minggu, tetapi mengingat grafik peningkatan jumlah orang yang positif terpapar virus corona terus meningkat, maka beberapa kali kebijakan ini diperpanjang.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) Tjahjo Kumolo pada 12 Mei menerbitkan surat edaran (SE) yang memperpanjang lagi masa kerja dari rumah (work from home/WFH) bagi ASN sebagai dampak dari pandemi COVID-19.

Masa pelaksanaan tugas kedinasan di rumah atau tempat tinggal bagi ASN diperpanjang sampai 29 Mei 2020 dan akan dievaluasi lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan. Perpanjangan WFH ini diatur dalam SE Nomor 54 Tahun 2020 yang ditandatangani Tjahjo Kumolo.

Baca juga: Konferensi IAPA bahas reformasi birokrasi di era digital

Sebelumnya, masa bekerja dari rumah bagi ASN berlaku sejak 16 Maret hingga Rabu (13/5). Namun setelah melakukan evaluasi terkait kondisi pandemi COVID-19 di dalam negeri, pemerintah memutuskan untuk memberlakukan WFH lebih lama.

Pemberlakuan kebijakan bekerja dari rumah itu dievaluasi setiap dua pekan sekali untuk melihat efektivitas penerapannya, khususnya di daerah yang menerapkan PSBB. Tiap dua minggu, tim Kemen PAN-RB mengevaluasi efektivitas dan pelayanan publik terkait WFH, khususnya di daerah yang diberlakukan PSBB.

Sudah Dirancang
Bekerja dari rumah kini menjadi pengalaman baru para ASN dan karyawan di Jakarta. Kalau tanpa ada wabah ini, mungkin tak akan ada kebijakan seperti itu.

Tetapi melihat tahap atau fase-fase reformasi birokrasi dan adanya kemajuan teknologi ternyata hal itu mungkin terwujud. Hanya saja, entah mulai kapan resminya menjadi kebijakan tetap.

Dengan adanya kemungkinan WFH di masa mendatang, maka anggap saja WFH sejak pertengahan Maret lalu sebagai uji coba atau "pemanasan" (warming up). Apalagi teknologi semakin memudahkan untuk bekerja tanpa harus dari kantor.

Baca juga: Kemenkumham Sulsel siap terjemahkan percepatan birokrasi digital

Ternyata diam-diam Kementerian Perencanaan dan Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) justru sudah merancang WFH bagi ASN jauh sebelum ada pagebluk ini.

Menteri PPN/Kepala Bappenas Suharso Monoarfa telah merancang kebijakan skema kerja bagi ASN tanpa harus ke kantor (telecommuting). Itu disampaikan Suharso usai rapat bersama Komisi V DPR RI di Jakarta, Rabu, 20 November 2019.

"Ada konsep, kalau kerja lebih enak yang fleksibel kan, nah mungkin generasi-generasi ke depan juga akan dengan cara-cara seperti itu. Jadi kenapa nggak kita akomodir," ujar Suharso.

Ilustrasi - Seorang karyawan yang sedang bekerja dari rumah. ANTARA/Shutterstock/am.

Waktu itu, dia pun menyampaikan rencana menguji coba konsep kerja itu pada 1 Januari 2020. Uji coba dilakukan terhadap 1.000 ASN di lingkungan Bappenas.

Ibu Kota
Jika berhasil, bukan tidak mungkin konsep kerja tanpa di kantor (virtual) akan diterapkan di Ibu Kota yang baru nantinya. Kalau berhasil, nantinya PNS tidak perlu harus "ngantor" tiap
hari.

Artinya, pekerjaan PNS akan lebih fleksibel dilakukan tanpa harus berada di kantor. Asal mereka bisa menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas yang bisa dipertanggungjawabkan.

Meski pembangunannya ditunda karena virus corona, namun ke depan konsep Ibu Kota baru itu adalah kota dan pemerintahan pintar ("smart city") dan ("smart government"). Dengan dua konsep itu, ASN bisa fleksibel dalam hal pekerjaannya.

Tetapi yang penting, mereka bisa melakukan tugasnya dengan baik. Bahkan bisa melakukan koreksi bila ada yang kurang tepat dan seterusnya.

Untuk itu, Bappenas telah menerapkan teknologi komputasi awan (iCloud), Internet of Things (IoT) hingga blockchain.

Jadi tidak semuanya harus di dalam gedung, mungkin nanti dirjen-dirjen tertentu tidak ada di Ibu Kota. "Tapi tetap ada gedung bersama, ada ruang bersama yang bisa dipakai," katanya.

Digital
Dengan telah ada skema dan uji coba terhadap 1.000 ASN di Bappenas serta implementasinya selama WFH di masa pandemi ini tentu diperoleh evaluasi dan gambaran mengenai birokrasi pemerintah ke depan.

Yang jelas teknologi terus berkembang yang memberi kemudahan dalam banyak hal, termasuk pekerjaan di birokrasi. Tuntutan publik untuk berbagai urusan yang perlu dipercepat semakin tak terelakkan.

Kalau kerja birokrasi tak berubah dari kondisi sekarang dan masa lalu tentu akan tertinggal. Padahal kecepatan pelayanan publik adalah lokomotif untuk pertumbuhan ekonomi.

Karena itu, kerja birokrasi secara manual dengan interaksi langsung antar orang semakin tidak terlalu dibutuhkan. Cara seperti itu bukan saja tidak efektif dan tidak efisien tetapi juga berisiko terjadinya kolusi.

Baca juga: Lembaga Sandi Negara luncurkan Otoritas Sertifilasi Digital

Birokrasi yang bekerja efektif dan efisien dengan dukungan teknologi digital itu sesuai dengan tuntutan industri 4.0. Semula fase itu entah kapan akan dimulai, tetapi wabah ini telah "memaksa" berbagai urusan dilakukan secara digital.

WFH juga secara langsung menjadi ajang uji coba untuk bekerja tanpa kantor (virtual office). Meski pada awalnya mungkin tergagap-gagap dengan beragam kendala di tengah situasi sulit seperti ini, tetapi berbagai urusan birokrasi pemerintah ternyata bisa dilakukan.

WFH bisa menjadi inspirasi untuk merancang birokrasi di era milenial. Yakni birokrasi yang efektif, efisien, cepat dan transparan dengan perangkat kerja digital.

Rancangan itu tentu menggambarkan birokrasi di masa depan yang ramping. Dengan teknologi, dukungan sumber daya manusia (SDM) yang dibutuhkan juga akan lebih sedikit.