Oleh Dyah Sulistyorini *)Sudah selayaknya kata tersebut harus masuk ke dalam kamus kita dan harus masuk dalam kamus peristilahan..
Suatu ketika ada perusahaan yang kesulitan menemukan dokumen penting untuk dijadikan alat bukti atas kepemilikan asetnya.
Dokumen tersebut mungkin sudah lama dimiliki dan barangkali kurang bagus klasifikasinya sehingga sulit ditemukan kembali. Kasus ini menunjukkan bahwa pengelola dokumen-dokumen memiliki peran yang cukup penting.
Mungkin kedudukan pengelola dokumen dapat diibaratkan sebagai roda penggerak utama dalam rangkaian yang menggambarkan suatu proses. Makin cepat perputaran roda utama maka makin cepat proses itu berjalan.
Dengan kata lain, makin cepat dokumen-dokumen disimpan dan mudah ditemukan kembali, maka makin efisien organisasi bekerja.
Kegiatan mengelola dokumen yang dilakukan arsiparis sudah menjadi profesi penting saat ini. Tantangan mengelola dokumen kian besar karena pertumbuhannya yang menggila apalagi dengan pesatnya pengelolaan arsip-arsip digital.
Selain itu cakupan pekerjaan tentang arsip juga makin luas, juga resiko makin tinggi dan lingkungan bisnis yang semakin kompleks.
Oleh karena itu penamaan terhadap ahli yang mengelola arsip di dunia internasional kian berkembang pesat.
Muncullah istilah-istilah seperti “project document control, document management specialist, information managers, general archivist, Recorded Information Management (RIM) staff, record controller” dan lainnya.
Terlihat penamaan profesi tersebut lebih banyak menggunakan kata “record” yang dalam dunia akademis sudah diadopsi menjadi kata rekod.
Sayangnya kata rekod belum ada dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia. Sudah selayaknya kata tersebut harus masuk ke dalam kamus kita dan harus masuk dalam kamus peristilahan yang digunakan sebagai rujukan.
Padahal dalam dunia akademis khususnya di Universitas Indonesia istilah rekod sudah digunakan sejak lama, sejak istilah tentang manajemen rekod muncul yakni sekitar tahun 1996.
Para akademisi tersebut berprinsip bahwa untuk keperluan dunia pendidikan, maka harus digunakan istilah rekod yang lebih menggambarkan proses adaptif terhadap perkembangan dunia internasioal.
Banyak sekali definisi kata rekod yang terus bergerak dinamis, berkembang di dunia internasional. Secara sederhana, definisi “rekod” adalah informasi terekam dalam setiap bentuk yang dibuat atau diterima dan dikelola oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau kegiatan dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan tersebut.
Sedangkan istilah arsip ialah rekod yang tidak lagi digunakan untuk keperluan masa kini namun tetap dilestarikan karena nilai pembuktian atau informasi. Memang arsip dan rekod adalah sumber informasi yang harus dipelihara dan dikelola agar dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi maupun masyarakat.
Hingga saat ini pekerjaan-pekerjaan terkait manajemen rekod di Indonesia memang telah berjalan sedemikian rupa, namun ternyata belum banyak tersedia standar baku yang mengakomodir perkembangan manajemen rekod dunia yang semakin dinamis dan pesat.
Komite yang bertanggungjawab terhadap mengembangkan standar di bidang manajemen rekod dan arsip di Indonesia yaitu ISO TC 46/SC 11 (Archives/Record Management).
Menurut Anon Mirmani, praktisi sekaligus akademisi di bidang manajemen rekod dan arsip, Indonesia harus mengadopsi standar manajemen rekod khususnya ISO 15489 (records management) dan ISO 30300 series (management system for records - MSR).
Anon pada sebuah seminar di BPPT, Jakarta tahun lalu mengatakan bahwa standar MSR adalah level yang tinggi, bertujuan untuk kendali dan proses pengelolaan organisasi dan pengembangan kerangka stratejik manajemen rekod yang baik, misal kebijakan, kepemimpinan, perencanaan dan monitoring.
Sementara ISO 15489 bertujuan pada aspek operasional manajemen rekod, fokus pada kontrol dan proses untuk pengelolaan rekod. ISO 15489 ini adalah dasar yang digunakan oleh praktisi manajemen rekod meliputi prinsip-prinsip dan proses operasional dan kendali rekod, misal penciptaan, capture, penggunaan dan pemusnahan. Saat ini ISO 15489-2001 telah direvisi menjadi ISO 15489-2016 untuk mengantisipasi kehadiran recod digital.
ISO 15489-2016 sudah diadopsi oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) melalui Komite Teknis 01.05 dan sudah dilakukan sosialisasi draftnya atau dengan kata lain masih dalam bentuk Rancangan Standar Nasional Indonesia. Sedangkan Surat Keputusan (BSN) masih dalam proses.
Paling tidak kita patut bahagia mengingat upaya-upaya untuk mendukung terciptanya standar pengelolaan rekod di Indonesia telah dilakukan.
Sinergi antara regulator, akademisi, praktisi, dunia usaha dan perkumpulan asosiasi pengelola rekod tetap terus diperlukan. Telah hadir Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia (P3RI).
Meskipun sebagai sebuah organisasi yang berkekuatan hukum sejak hampir dua tahun yang lalu, P3RI akhirnya dapat meresmikan AD/ART pada tanggal 31 Okober 2018 secara simbolis dihadapan para peserta Seminar dan Klinik Manajemen Rekod. Juga di hadapan para penasihat dari kalangan akademisi Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.
P3RI memiliki visi memajukan dan mengembangkan profesi pengelola rekod di Indonesia. P3RI adalah tempat berkumpul berbagai istilah pengelola rekod dalam satu wadah keprofesian sehingga dapat melakukan kegiatan-kegiatan positif terkait pengembangan kompetensi, standar kompetensi, kode etik profesi pengelola rekod dan membentuk jaringan.
*) Penulis adalah Manajer Riset & Pengembangan Data Informasi Perum LKBN Antara
Baca juga: iPUSNAS, isi perpustakaan kini ada dalam genggaman
Baca juga: Perpustakaan Nasional punya perayaan khusus untuk Hari Ibu
Pewarta: -
Editor: Arief Mujayatno
Copyright © ANTARA 2018
